INTERVJU med Falkenbergs kommun om nyttan med DH Helpdesk

I dagens digitaliserade arbetsmiljö är ärendehanteringssystem så som DH Helpdesk ett effektivt sätt för bland annat kommuner att optimera och effektivisera sina arbetsflöden. En kommun som nyligen implementerat DH Helpdesk är Falkenbergs kommun som bland annat dragit nytta av det i deras interna serviceverksamheter.

Vi har intervjuat Marlene, en 40-årig tvåbarnsmor och driven utvecklingssamordnare på Serviceförvaltningen i Falkenbergs kommun, om hur vårt ärendehanteringssystem underlättat för just dem.

Hur använder ni vårt ärendehanteringssystem i ert dagliga arbete?
Vi använder systemet främst för felanmälningar och beställningar, från datorproblem till punktering på hemtjänstens bil. Beställningarna omfattar trycksaker, IT-produkter, extrastädning och kartutskrifter.

Hur lång tid tog det för er att anpassa er till systemet?
Det gick snabbt att börja använda ärendehanteringen på en grundläggande nivå.

Vilka förbättringar har ni upplevt i er verksamhet sedan ni började använda ärendehanteringssystemet?
En stor förbättring är den ökade systematiken när allt samlas på ett ställe. Tidigare kom ärenden via mejl, telefon eller slumpmässiga möten, vilket ökade risken för att saker glömdes bort. Nu har vi ordning och reda, och alla med rätt behörighet kan enkelt få en överblick och bidra till ärendehanteringen.

Finns det några värdefulla insikter ni fick under processen som du skulle vilja dela med dig av till andra företag som överväger att implementera ett ärendehanteringssystem?
Att hjälpa människor att göra rätt blir avsevärt enklare när det finns välfungerande checklistor och en tydlig process att följa. En medarbetare påtalade hur smidigt det numera är att beställa trycksaker, då följdfrågor minskat markant. Jag har haft nytta av att skapa egna ärendemallar och formulär, vilket gav mig bättre förståelse för systemets potential. Mitt råd är att börja smått, identifiera behoven, låt fantasin flöda och våga testa!

Marlene Strömberg, Utvecklingssamordnare på Serviceförvaltningen i Falkenbergs kommun