Jönköping University


Jönköping University behövde ett sätt att organisera de ärenden som inkom till IT-service och tillsammans med DH Solutions implementerades DH Helpdesk, ett ärendehanteringssystem där medarbetare registrerar ärenden via formulär, telefon eller service desken. De främsta fördelarna med DH Helpdesk för Jönköping University är den översikt, uppföljning, statistik och analys som systemet ger.

Jönköping University (Högskolan i Jönköping) är ett lärosäte med en genomgående internationell profil med ca 10 000 studenter varav 1 500 är internationella.

Högskolan är en av de främsta inom internationellt studentutbyte och hör till de bästa i Sverige när det gäller att attrahera avgiftsbetalande studenter.

År 2005 anställdes Ronnie Grahnat, Service Manager på IT-service vid Jönköping University och hans första arbetsuppgift var att sjösätta ett ärendehanteringssystem. Det man hade sedan tidigare fungerade dåligt vilket resulterade i att man till sist började använda sig av mail och post its.

“Det viktigaste i projektet var att se över våra arbetsprocesser, hur flödet går inom vår organisation och att systemet stödjer dessa på ett enkelt sätt”, säger Ronnie.

Tipset på DH Solutions kom från en av högskolans leverantörer.

Redan från start var det beslutat att det skulle bli ett standardsystem som inte skulle ändras på för mycket men att det samtidigt kunde möta deras behov och som de kunde växa i.

“Vi gjorde en ordentlig genomgång av vad det var för system vi ville ha och vilka kriterier vi hade. Vi konstaterade att DH Helpdesk bäst mötte våra krav. Det var lätt att implementera, börja använda och det var en låg inlärningströskel för handläggare”, säger Ronnie.

Jönköping University använder DH Helpdesk inom IT-service för alla de frågor, felanmälningar och beställningar som högskolans användare har men sedan ett par år tillbaka har även andra avdelningar som; marknadsavdelningen, HR, ekonomi, vaktmästeriet och utbildningsstöd börjat använda sig av systemet.

Under de nu 10 år som Jönköping University använt sig av DH Helpdesk har över 200 000 ärenden kommit in. I nuläget har de ett genomsnitt på ca 100 ärenden/dag som kommer in via tre ingångar; telefon, formulär samt service desken.

“Med DH Helpdesk får vi lätt en transparens genom organisationen. Vad har vi för ärenden idag, i morgon eller nästa vecka. SLA, uppföljning, statistik och analys är också stora fördelar som man inte får i ett mailsystem”, säger Ronnie.

En nyhet för Jönköping University är mobilversionen av DH Helpdesk som de nyligen börjat använda sig av. Där kan exempelvis arbetstekniker som är ute på fältet enkelt arbeta med ärendet på plats.

“Det var ett stort lyft när vi fick mobilversionen och de som använder den tycker att den är mycket bra,” säger Ronnie.

“DH Solutions har levt upp till våra förväntningar och önskemål. DH Helpdesk har oftast gått att anpassa efter våra behov och vi är väldigt nöjda”, avslutar Ronnie.


Läs mer om DH Helpdesk

Live Chat Software