B & M Bengtssons Åkeri AB


"Nu när vi har haft applikationsdriften i ett halvår känns det bara helt självklart, så när jag tänker tillbaka på hur det var innan och jämför med idag känns det ganska ofattbart att vi klarade av att ha det som vi hade det. IT-miljön på kontoret var rena stenåldern innan vi skaffade applikationsdriften." säger Marie Bengtsson, på B & M Bengtssons Åkeri. 

B & M Bengtssons Åkeri AB är ett företag som är väl etablerat på transportmarknaden. Grunden till företaget lades redan 1973, då Bengt Bengtsson investerade i sin första lastbil. Idag rullar nio av företagets transportfordon och fem hjullastare på svenska vägar och arbetsplatser. Dessutom har de nyligen utökat sin verksamhet med en depå som lagerhåller och distribuerar asfaltklister (s.k. Nyflow 20) samt terminalhantering på Mölndals Energi. Verksamheten på företaget sysselsätter ett tjugotal medarbetare. 

I en transportverksamhet är tekniken av tradition central och vad det gäller fordonen så hade mycket investeringar gjorts i ny och modern teknik de senaste åren. På kontoret däremot började det bli kritiskt läge. Man upplevde en städig oro för att viktig data skulle gå förlorad om någon dator blev stulen eller om det började brinna. Dessutom fanns det bärande administrationsprogrammen såsom löneprogrammet och redovisningsprogrammet med bokföring, reskontra och fakturering endast på en dator och arbetet blev då många gånger ineffektivt. Rent praktiskt innebar det att man ofta fick flytta dokument fram och tillbaka med USB, vänta på att datorn blev ledig eller, när det brådskade, helt enkelt be den som hade datorn om att göra ett uppehåll i det den höll på med. När situationen till slut blev ohållbar i det lilla, växande företaget med ökande administrationen och arbetsbelastningen, kontaktades DH Solutions för att få råd och hjälp med att förbättra arbetssituationen på kontoret. Först hade man tankar på att skaffa en server med UPS och backup mot DH Solutions server. 

DH Solutions kom till kontoret för att sätta sig in i situationen på kontoret och efter samtal samt en del kalkylerande och funderande valde B & M Bengtssons Åkeri DH Solutions tjänst DH Cloud. Detta innebar i praktiken att programmen och företagets dokument flyttades från företagets datorer till DH Solutions serverhall. På kontoret upplevde man att arbetssituationen förbättrades avsevärt eftersom man inte längre behövde oroa sig för stöld och brand när den företagskritiska datan förvarades utanför kontoret. Även kommunikationen och mobiliteten förbättrades genom de funktioner som man fick genom att Outlook ingick i applikationsdriften. Tidigare kom alla mail i en mailbox men idag har alla en egen mailbox och en kalender som dessutom synkroniseras med mobilen. Eftersom transportledningen många gånger arbetar utanför kontoret gav synkroniseringen av Outlook i mobilen stora fördelar i mottagningen av ordrar via mail. I och med utökningen med en depå som lastar ut fat som levereras till hela Sverige och delar av Norge får de ibland 10-15 order på en dag. Eftersom leveranserna av faten ofta är brådskande hade dessa ordrar varit svåra att hantera om man hade haft kvar kontoret som tidigare, i synnerhet då kontoret stundtals är obemannat. 

B & M Bengtssons Åkeris upplevda fördelar med tjänsten DH Cloud

  • Ökad säkerhet - automatiska backuper varje natt på all data som uppdateras. Datan lagras i serverhall utanför kontoret och data är skyddad från stöld och brand.
  • Ökad mobilitet och kommunikation - med Outlook i datorn som synkroniseras med mobilen nås mailboxen och kalendern även utanför kontoret.
  • Bekymmersfritt användande - mindre risk att datorerna krånglar när det finns tekniker som sköter driften och man slipper stressen och oron för oväntade och längre avbrott i datoranvändandet.
  • Effektivare arbete - alla användare kommer åt företagets alla dokument och program från vilken dator som helst. Dessutom slipper de att själva vara IT-tekniker och var och en kan ägna sig åt det som de är bra på.
  • Konsekvent dokumenthantering - de dokument som rör hela företaget sparas på ett ställe där alla kan se dem och arbeta med dem. Det är inte en massa dokument på olika datorer eller på USB som flyttas runt och som gör det svårt att hålla reda på vilken version som är den aktuella.
  • Underlättare utbyte av dokument - samma versioner av program för alla användare.
  • Underlättar den ekonomiska planeringen av IT-miljön - man har en fast regelbunden kostnad varje månad.
  • Lägre kostnad för hårdvara - så väl på kortsikt, då de inte behövde investera i en server, som på längre sikt, då de framtida investeringarna i datorer endast behöver göras i så kallade tunna klienter. Dessa är avsevärt billigare och håller i fler år än en vanlig användardator.

Utöver ovanstående upplevde man att man fick ett mervärde i och med att man fick en samarbetspartner kring IT-miljön på kontoret. 

"En samarbetspartner inom IT som lyssnar på våra behov är helt underbart. Tidigare var det tidskrävande och många småsaker som man lägger på hög och som irriterar. Nu är det bara att ringa så får vi hjälp", fortsätter Magnus Bengtsson på Bengtssons Åkeri. 

Så var det med t.ex. viktig data som kom från lastbilarnas färdskrivare. Lagringen och hanteringen av denna hade under en längre tid varit ett stressmoment. Den nya tekniken i lastbilarna gör att varje meter som en lastbil rullar registreras på chaufförernas förarkort, ett slags körkort med chip. Lagkraven på att lagra dessa data från de nya digitala förarkorten är höga och åligger helt åkeriföretagaren. De ska enligt lag lagras säkert i ett år och kunna följas upp om Transportstyrelsen kommer på besök för att kontrollera att åkeriet följer gällande kör- och vilotidsregler. Idag görs backup av all färdskrivardata med hjälp av ett klick på en ikon i applikationsdriften och uppgifterna är därmed säkert lagrade på samma sätt som företagets övriga data. 

"När en verksamhet växer ändras arbetsuppgifter och arbetsbelastningen på kontoret ökar ovillkorligen. Att se en god IT - miljö på kontoret som ett verktyg och som en del av helheten i ett företag är i det närmaste oundvikligt idag. Vi var visserligen lite oroliga för att förändringen skulle störa verksamheten men vi märkte knappast av själva omläggningen och vi har verkligen inte ångrat att vi tog steget." avslutar Marie Bengtsson, på B & M Bengtssons Åkeri. 

dh-solutions

Vill du veta mer

Ico -phone -white 035 - 17 91 00

Ico -mail -white sales@dhsolutions.se

Live Chat Software